Baggrund

Den øgede brug af hjemmearbejde ifm. COVID-19 har på tværs af arbejdsmarkedet ført til refleksioner om brug af hjemmearbejde i fremtiden. Det gælder også på de statslige arbejdspladser.

Den øgede brug af hjemmearbejde i forbindelse med COVID-19 har på tværs af arbejdsmarkedet ført til refleksioner om brug af hjemmearbejde fremadrettet.

Hjemsendelsesperioderne har – ligesom med så meget andet under COVID-19 – været en ekstraordinær situation, hvor særlige ydre omstændigheder har været gældende. Nær ved alle statsansatte, der har været hjemsendt i perioder, har været det samtidigt under klare retningslinjer om ikke at møde fysisk frem på arbejdet, men arbejde fra distancen.

I forlængelse heraf er det vigtigt at holde sig for øje, at erfaringerne med en arbejdsform, hvor nogle er fysisk på arbejde mens andre arbejder hjemmefra, er begrænsede. For de arbejdspladser, som kan se en hensigtsmæssighed ved brug af hjemmearbejde, vil der således fortsat være mange erfaringer at indhente fremadrettet.

Muligheden for hjemmearbejde er ikke ny, men i staten har den har været anvendt i begrænset omfang før COVID-19. En tværministeriel arbejdsgruppe bestående af Medarbejder- og Kompetencestyrelsen, Finansministeriet og Beskæftigelsesministeriet har derfor afdækket de juridiske rammer for brug af hjemmearbejde og kortlagt erfaringer fra COVID-19 og forventninger til brug af hjemmearbejde fremadrettet i staten med henblik på at understøtte de statslige arbejdsgivere i deres overvejelser om eventuel brug af hjemmearbejde fremadrettet.

På baggrund af arbejdet er der udarbejdet fire overordnede principper for brug af hjemmearbejde i staten, som du kan læse mere om her, og der er udarbejdet vejlednings- og inspirationsmateriale, som kan understøtte de statslige arbejdsgivere i brugen af hjemmearbejde inden for rammerne af de fire principper. Du kan finde vejledningsmateriale om eventuel tilrettelæggelse af hjemmearbejde her og inspiration til ledelsen her. Endelig kan du læse mere om erfaringer og forventninger herunder (link til faktaark – se næste side). Det bemærkes, at erfaringerne med den hybride arbejdsform er begrænsede, og for de arbejdspladser, som kan se en hensigtsmæssighed ved brug af hjemmearbejde inden for rammerne af de fire principper, vil der formentlig fortsat være vigtige erfaringer at indhente fremadrettet.

Erfaringer og forventninger vedr. hjemmearbejde i staten

Kortlægningen har bl.a. set på erfaringerne med hjemmearbejde under COVID-19 og forventninger til fremadrettet brug af hjemmearbejde i staten. En tværministeriel arbejdsgruppe bestående af Medarbejder- og Kompetencestyrelsen, Finansministeriet og Beskæftigelsesministeriet har forestået arbejdet.

Erfaringer fra COVID-19-perioden og forventninger til brug af hjemmearbejde fremover er opsummeret her:

Omfanget af hjemmearbejde

  • Hjemmearbejde har også været anvendt før COVID-19, men det er først i forbindelse med nedlukningerne under COVID-19, at man har fået erfaringer med hjemmearbejde bredt på tværs af staten.
  • Erfaringsopsamlingen viser, at der blandt de statslige ledere og medarbejdere umiddelbart er en forventning om at gøre mere brug af hjemmearbejde efter COVID-19 end før COVID-19. Forventningerne varierer dog betydeligt på tværs af de statslige institutioner.
Opgavetyper
  • Erfaringerne med løsning af udviklings- og strategiopgaver på distancen har ikke været lige så gode under hjemsendelsen, som erfaringerne med løsningen af andre typer af opgaver.
  • Driftsopgaver og sagsbehandling har umiddelbart været mere forenelige med hjemmearbejde, men de langsigtede konsekvenser kan være svære at vurdere.
Kvalitet/produktivitet
  • Visse opgaver (fx nogle driftsopgaver) har umiddelbart kunnet løses uden tab af produktivitet under nedlukningen, men det er på nuværende tidspunkt vanskeligt at vurdere, hvordan produktiviteten vil udvikle sig på sigt og på tværs af forskellige opgavetyper ved øget brug af hjemmearbejde.
  • Det er afgørende, at hjemmearbejde anvendes strategisk og med udgangspunkt i opgaveløsningen for at undgå tab af produktivitet og kvalitet.
Medarbejdertrivsel
  • Brug af hjemmearbejde og den fleksibilitet, det kan give, kan føre til øget medarbejdertilfredshed, hvis det understøtter opgaveløsningen og virker for den enkelte og teamet.
  • Mange opgaver løses i samarbejde, og det er et væsentligt opmærksomhedspunkt, at én medarbejders hjemmearbejde kan påvirke opgaveløsningen, trivslen og sammenhængskraften for andre medarbejdere.
Rekruttering og fastholdelse
  • Muligheden for (delvist) hjemmearbejde i en periode kan understøtte, at man undgår tab af viden i organisationen i forbindelse med, at arbejdspladsen eller en ansat flytter geografisk.
  • Muligheden for fremadrettet brug af hjemmearbejde kan formentlig nogle steder afhængigt af konteksten blive et rekrutterings- og fastholdelsesparameter – særligt for de statslige institutioner, der geografisk ligger længere væk fra de større byer eller søger specialiseret arbejdskraft.
Sygefravær
  • Data om sygefravær på det statslige område, ekskl. selvejesektoren, viser, at sygefraværet var lavere under nedlukningen, hvor mange statsansatte arbejdede hjemme.
  • Nedlukningen var en ekstraordinær situation, og det er derfor ikke forventeligt, at sygefraværet vil udvise et tilsvarende mønster som følge af brug af hjemmearbejde fremadrettet. De statslige institutioner forventer dog, at brug af hjemmearbejde fremadrettet kan føre til lavere sygefravær.
Kompetencer
  • Mange medarbejdere og ledere i statslige institutioner har fået nye kompetencer med fra nedlukningen. Det gælder især på det digitale område, men også ift. ledelse og samarbejde. Dette vurderes umiddelbart at ville lette institutionernes brug af hjemmearbejde ift. situationen før COVID-19.
  • Ved øget brug af hjemmearbejde er det et vigtigt opmærksomhedspunkt, at videndeling og kompetenceudvikling, herunder fx onboarding af nye medarbejdere, kan blive påvirket negativt. 
Ledelse
  • Det er vigtigt, at det i overvejelsen om brug af hjemmearbejde holdes for øje, at hybrid ledelse kan være en mere udfordrende ledelsesdisciplin ift. at sikre sammenhængskraft, innovationskraft og videndeling i organisationen.
  • Balancen mellem arbejde på arbejdspladsen og arbejde hjemmefra vil mange steder skulle findes gennem endnu ikke indhentede erfaringer. En vigtig opgave for den enkelte personaleleder bliver at håndtere, at der kan være forskel på hensigtsmæssigheden ved brug af hjemmearbejde på tværs af forskellige medarbejdere og opgavetyper.
Tjenesterejser
  • Under nedlukningen har forbrug af tjenesterejser været markant reduceret.
  • Mange af de statslige institutioner forventer fremadrettet en mindre inden- og udenlandsk rejseaktivitet.
Kilder på det statslige område:
Interne evalueringer og diverse publicerede undersøgelser:
• Data om sygefravær på statslige område er trukket fra ISOLA.
• Der er gennemført en survey om forventningerne til benyttelse af hjemmearbejde i staten på tværs af ministerområderne i juni-august 2021.
• For at validere analyseresultaterne er der gennemført dialogmøder med et bredt udsnit af styrelses-direktører og statslige HR-chefer.