Individuel aftale

Hvis der skal være mulighed for fast tilbagevendende hjemmearbejde på en arbejdsplads, skal der indgås en lokalaftale. Den skal følges op af individuelle aftaler med de medarbejdere, som skal være omfattet. Læs mere her og se også vores Q&A nederst på siden.

Fast Tilbagevendende Hjemmearbejde

Hvis der skal være mulighed for fast tilbagevendende hjemmearbejde på en arbejdsplads, skal der indgås lokalaftale efter rammeaftale om distancearbejde, og denne lokalaftale skal følges op af individuelle aftaler med de enkelte medarbejdere, som konkret skal være omfattet af fast tilbagevendende hjemmearbejde. Den individuelle aftale skal indgås mellem ledelsen og den enkelte medarbejder. Kravet om individuel aftale gælder ikke ved tilrettelæggelse med ad hoc-hjemmearbejde.

Lokalaftalen giver mulighed for, at der kan indgås individuelle aftaler om fast tilbagevendende hjemmearbejde, men der er ikke hverken ret eller pligt til at indgå de individuelle aftaler. Aftalerne bygger på frivillighed fra begge parter. Udmøntningen af lokalaftalen kan således ske forskelligt i forskellige dele af en arbejdsplads, herunder også inden for en afdeling/enhed.

Ifølge Vejledning om distancearbejde i staten indgår følgende elementer i den individuelle aftale:

  1. Angivelse af den person, aftalen omfatter
  2. Angivelse af hvor distancearbejdet finder sted
  3. Fastlæggelse af tidsmæssige rammer for den ansattes distancearbejde
  4. Eventuel fastlæggelse af tidsrum, hvor den ansatte skal kunne kontaktes
  5. Eventuelle retningslinjer for brug af udstyr, der stilles til rådighed af arbejdsgiveren
  6. Eventuelt fastlæggelse af godtgørelse af merudgifter, samt kompensation for brug af eget udstyr
  7. Aftalens ikrafttræden
  8. Eventuelt særlige regler om opsigelse af aftalen, jf. rammeaftalens § 8, stk. 2

Se Vejledning om distancearbejde i staten her

I den individuelle aftale kan man derudover med fordel fx overveje følgende emner:

  • Præcisering af, om arbejdet må udføres fra flere forskellige hjemmeadresser, og i givet fald hvad der gælder vedrørende udstyr
  • Præcisering af, om hjemmearbejdet må udføres i udlandet og i givet fald hvor
  • Hvilket omfang hjemmearbejdet kan have, fx én dag om måneden
  • Placering af hjemmearbejdet, fx hver den første mandag i måneden
  • En tidsbegrænsning af aftalen
  • Arbejdstid, fx fravigelse af regler på baggrund af muligheder fastsat i lokalaftalen
  • Om der skal stilles særligt udstyr til rådighed
  • Proces for arbejdsgivers ret til at ændre en planlagt hjemmearbejdsdag
  • Om det er muligt for medarbejderen at møde på en planlagt hjemmearbejdsdag
  • Præcisering af, at medarbejderen skal medvirke til at overholde arbejdsmiljøreglerne på hjemmearbejdspladsen, herunder at Arbejdstilsynet kan gennemføre det nødvendige tilsyn på hjemmearbejdspladsen

Q&A om individuelle aftaler ved fast tilbagevendende hjemmearbejde

  • Q: Hvilke hensyn kan ligge bag udvælgelse af hvilke medarbejdere, som arbejdsgiver ønsker at tilbyde mulighed for en individuel aftale?

    A: Der kan laves en vurdering af arbejdsopgavernes egnethed til at blive udført hjemmefra, så de fortsat løses effektivt og med høj kvalitet. Der kan bl.a. også lægges vægt på særlige hensyn til oplæring og/eller videndeling mm. I vurderingen bør også indgå den enkelte medarbejders selvstændige opgavevaretagelse mv. [Offentliggjort 14-10-2021]

  • Q: Hvem skal der indgås individuelle aftaler med?

    A: Der skal indgås individuelle aftaler med de medarbejdere, der skal have mulighed for fast tilbagevendende hjemmearbejde, fx en planlagt fast dag hver anden uge. [Offentliggjort 14-10-2021]

  • Q: Hvem indgår den individuelle aftale?

    A: Aftalen indgås mellem ledelsen og den enkelte medarbejder. [Offentliggjort 14-10-2021]

  • Q: Hvem tager initiativ til at indgå en individuel aftale?

    A: Både arbejdsgiver og medarbejder kan tage initiativ til at drøfte muligheden for at indgå en individuel aftale. Hverken arbejdsgiver eller medarbejder har pligt til at indgå en aftale. Det kan fx drøftes på den årlige medarbejderudviklingssamtale. [Offentliggjort 14-10-2021]

  • Q: [NYT 29-11-2021] Skal en individuel aftale være skriftlig?

    A: Rammeaftalen om distancearbejde regulerer ikke, om en individuel aftale skal være skriftlig. Skriftlighed bidrager dog til, at der ikke opstår tvivl om, hvad der er aftalt. Hvis man forventer, at der skal indgås mange individuelle aftaler på stort set sammenlignelige vilkår, kan det overvejes at have en skabelon for de individuelle aftaler. Den enkelte medarbejder har dog konkret selv aftaleretten i forhold til at indgå en individuel aftale med arbejdsgiver.

    Det må konkret også overvejes, om hjemmearbejdet er så væsentlig for medarbejderen, at der er et krav om skriftlighed efter ansættelsesbevisloven. [Offentliggjort 29-11-2021]

  • Q: Hvornår skal den individuelle aftale træde i kraft?

    A: Den individuelle aftale skal indeholde et klart tidspunkt for ikrafttræden. Individuelle aftaler kan ikke træde i kraft, før lokalaftalen er trådt i kraft. [Offentliggjort 14-10-2021]

  • Q: Kan den individuelle aftale være tidsbegrænset?

    A: Det er muligt at gøre den individuelle aftale tidsbegrænset, hvis der fx ønskes en forsøgsperiode for at kunne vurdere fordele og ulemper bedre. Det er også muligt at indsætte en evaluering med mulighed for revidering af den individuelle aftale fx efter et år. Det anbefales, at der i hvert fald første gang skal indgås aftale som en tidsbegrænset forsøgsperiode. [Offentliggjort 14-10-2021]

  • Q: Skal den individuelle aftale kunne opsiges?

    A: Udgangspunktet efter rammeaftale om distancearbejde er, at individuelle aftaler kan opsiges af en af parterne med en måneds varsel. Det er muligt at aftale et andet varsel fx for at have længere tid til at indrette sig, hvis aftalen opsiges af en af parterne. [Offentliggjort 14-10-2021]

  • Q: Skal omfanget af hjemmearbejdet være fastsat?

    A: Hjemmearbejdets omfang skal fremgå af den individuelle aftale, fx en dag hver anden uge. [Offentliggjort 14-10-2021]

  • Q: Hvor ligger hjemmearbejdspladsen?

    A: Det skal stå i den individuelle aftale, hvor arbejdet uden for arbejdspladsens adresse foregår, ligesom der skal tages stilling til, om det kan ske på én adresse eller på flere adresser. Hvis hjemmearbejdet foregår på flere adresser, skal der tages stilling til medarbejderens ansvar for at have korrekt udstyr på begge arbejdspladser. [Offentliggjort 14-10-2021]

  • Q: Kan hjemmearbejdspladsen ligge uden for Danmark?

    A: Hvis hjemmearbejdspladsen ligger uden for Danmark, skal arbejdsgiver være opmærksom på særlige regler for arbejdsmiljø og arbejdsskade, da de danske regler ikke gælder uden for Danmarks grænser. En hjemmearbejdsplads uden for Danmarks grænser vil potentielt kunne betyde ekstra udgifter for arbejdsgiver og/eller medarbejder. [Offentliggjort 14-10-2021]

  • Q: Hvornår skal medarbejderen stå til rådighed på hjemmearbejdspladsen?

    A: Som udgangspunkt gælder de samme arbejdstidsregler på hjemmearbejdspladsen som på arbejdspladsen. Det bør drøftes igennem inden indgåelse af den individuelle aftale og eventuelle fravigelser indskrives. [Offentliggjort 14-10-2021]

  • Q: Har medarbejderen ret til at møde fysisk op på en fast tilbagevendende hjemmearbejdsdag?

    A: Når medarbejder og ledelse har aftalt, at en bestemt dag er hjemmearbejdsdag, har medarbejderen ikke ret til at møde fysisk op i stedet. Hvis arbejdsgiver er indforstået hermed, er det dog en mulighed. Det anbefales at overveje, om den individuelle aftale skal tage stilling til muligheden for at møde fysisk op på arbejdspladsen på en fast tilbagevendende hjemmearbejdsdag. [Offentliggjort 14-10-2021]

  • Q: Kan medarbejderen kaldes fysisk på arbejde på en fast tilbagevendende hjemmearbejdsdag?

    A: Hvis ikke andet er aftalt, kan arbejdsgiver efter en konkret vurdering beslutte, at medarbejderen skal møde fysisk op på en ellers fast tilbagevendende hjemmearbejdsdag. Det bør i den forbindelse overvejes, om der er tungtvejende modsatrettede hensyn. Det anbefales at overveje, om den individuelle aftale skal tage stilling til processen for at ændre en fast tilbagevendende hjemmearbejdsdag. [Offentliggjort 14-10-2021]

  • Q: Hvilket udstyr skal stilles til rådighed på hjemmearbejdspladsen?

    A: Lovpligtigt udstyr er gennemgået under arbejdsmiljølovgivningen. Der kan aftales andet konkret udstyr i den individuelle aftale, hvis det er nødvendigt for at kunne udføre arbejdet hjemmefra. [Offentliggjort 14-10-2021]

  • Q: Kan medarbejderen få godtgjort udgifter afledt af arbejdet i hjemmet?

    A: Der er ikke ret til godtgørelse af udgifter. I den individuelle aftale er det muligt at aftale godtgørelse for ikke ubetydelige merudgifter. Det anbefales at vurdere, om eventuelle merudgifter er betydelige, før det vurderes, om godtgørelse skal være et element i aftalen. Se Eventuel godtgørelse af afledte udgifter. [Offentliggjort 14-10-2021]

  • Q: Kan hjemmearbejde være en betingelse for ansættelse?

    A: Fast tilbagevendende hjemmearbejde kan være en betingelse ved ansættelse af nye medarbejdere. Det er muligt at indgå den individuelle aftale om hjemmearbejde i forbindelse med indgåelse af ansættelsesforholdet. Det anbefales, at aftalen om hjemmearbejde bliver indgået som en selvstændig aftale og ikke bliver indarbejdet i ansættelseskontrakten.

    Hvis den individuelle aftale om hjemmearbejde skal opsiges, kan dette ske i henhold til aftalens opsigelsesbestemmelser, medmindre det konkret vurderes at være en væsentlig stillingsændring i det individuelle ansættelsesforhold. I det tilfælde skal opsigelse af aftalen ske med ansættelsesforholdets opsigelsesvarsel. [Offentliggjort 14-10-2021]

  • Q: Kan medarbejderens manglende medvirken til overholdelse af arbejdsmiljøreglerne have konsekvenser?

    A: Medarbejderens manglende medvirken til overholdelse af arbejdsmiljøreglerne vil efter en konkret vurdering kunne begrunde en ophævelse af den individuelle aftale om fast tilbagevendende hjemmearbejde. Der vil derudover altid være mulighed for at opsige den individuelle aftale. [Offentliggjort 14-10-2021]

  • Q: Må arbejdsgiver stille krav til medarbejders påklædning, baggrund mm. på hjemmearbejdspladsen?

    A: Når medarbejderen deltager i online-møder, gælder samme krav til påklædning mm. på hjemmearbejdspladsen som på hovedarbejdspladsen. Det kan stilles som et krav, at der skal være en neutral baggrund til online-møder, hvis den elektroniske understøttelse ikke giver mulighed for at sløre baggrunden. [Offentliggjort 14-10-2021]

  • Q: Kan tillidsrepræsentanter have fast tilbagevendende hjemmearbejde?

    A: Tillidsrepræsentanter er omfattet af lokalaftaler for deres medarbejdergruppe, og der kan derfor også indgås individuelle aftaler om fast tilbagevendende hjemmearbejde for dem. I overvejelserne bør indgå en drøftelse af, hvordan tillidsrepræsentanten kan løse både sine faglige opgaver og sine tillidsrepræsentant-opgaver uden samtidig at øge tidsforbruget. [Offentliggjort 14-10-2021]

  • Q: Kan elever have fast tilbagevendende hjemmearbejde?

    A: Elever kan være omfattet af lokalaftaler, og der kan indgås individuelle aftaler om fast tilbagevendende hjemmearbejde. I overvejelserne bør dog indgå oplæringsformålet i elevuddannelsen, ligesom der vil skulle tages forbehold for elevens skoleperioder. [Offentliggjort 14-10-2021]

  • Q: Kan studenter have fast tilbagevendende hjemmearbejde?

    A: Studenter kan være omfattet af lokalaftaler, og der kan indgås individuelle aftaler om fast tilbagevendende hjemmearbejde. [Offentliggjort 14-10-2021]

  • Q: Kan medarbejdere ansat efter det sociale kapitel have fast tilbagevendende hjemmearbejde?

    A: Medarbejdere ansat efter det sociale kapitel, fx ansat i fleksjob, kan være omfattet af lokalaftaler, og der kan indgås individuelle aftaler om fast tilbagevendende hjemmearbejde. I overvejelserne bør dog indgå de særlige hensyn, der ligger bag den enkelte ansættelse, og hvordan disse harmonerer med fast tilbagevendende hjemmearbejde. [Offentliggjort 14-10-2021]