Inspiration til ledelsen: 5 centrale trin

Når der skal tages stilling til brug af hjemmearbejde, er der mange forskellige interesser og behov i spil. Her får du en række gode råd til processen.

Når I skal tage stilling til anvendelse af hjemmearbejde på jeres arbejdsplads, kan drøftelsen hurtigt handle om præferencer for eller imod hjemmearbejde. Det er imidlertid vigtigt at holde fokus på, hvordan jeres arbejdsplads samlet set bedst kan understøtte den opgaveløsning, den er sat i verden for – og her kan hjemmearbejde være et muligt greb, men det kan også vise sig, at hjemmearbejde ikke understøtter opgaveløsningen.

I nedenstående kan I finde inspiration til en proces, der tager udgangspunkt i, hvordan opgaverne løses godt og effektivt og samtidig giver jer mulighed for at lære af jeres erfaringer som arbejdsplads.

Tilrettelæggelse af arbejdet med brug af hjemmearbejde er altid en ledelsesbeslutning, der tager udgangspunkt i en konkret vurdering af, om opgaverne egner sig til at blive løst hjemmefra. En ledelsesvurdering og -beslutning vil være kontekstafhængig. Nedenfor er opridset nogle generelle overvejelser, som kan bidrage til, at I som øverste ledelse og/eller ledergruppen kan træffe en velfunderet beslutning om eventuel anvendelse af hjemmearbejde.

I forhold til den lokale proces på tværs af arbejdspladsen, herunder inddragelse af SU og tillidsrepræsentanter kan I finde mere information her.

1. Sæt konteksten

Tiden under corona har givet de statslige medarbejdere og ledere erfaringer og kompetencer med arbejde indenfor virtuelle rammer, som gør, at de statslige arbejdspladser står et andet sted end før corona. Men arbejdspladserne står også et andet sted end under corona, for nu er det igen muligt at være fysisk tilstede på arbejdspladserne.

Det er en ny situation med nye udfordringer, som de fleste arbejdspladser har begrænsede erfaringer med. Hjemmearbejde under corona gav mange arbejdspladser erfaringer med at håndtere en ekstraordinær arbejdssituation, noget helt andet er at anvende hjemmearbejde som en del af dagligdagen. Det er derfor vigtigt, at I kan gøre jer nogle erfaringer og blive klogere undervejs.

Derudover er det relevant at være bevidst om den øvrige kontekst, organisationen står i. Er det eksempelvis en nyligt omorganiseret eller udflyttet organisation? Er der tale om en fasttømret kultur med en stærk faglighed? Er der mange nye medarbejdere med behov for oplæring? Er der andre særlige forhold i jeres kontekst?

Et første trin er således at få drøftet og defineret i ledelsen, hvilken kontekst I står i, så der er en fælles forståelse af jeres udgangspunkt.

Sæt og kommuniker konteksten i ledergruppen og på arbejdspladsen. Det er vigtigt at skabe en fælles forståelse af jeres udgangspunkt.

Eksempel: ”Vi har gennem en årrække opbygget en veletableret kultur med en stærk faglighed og godt samarbejde på tværs. Tiden under corona har givet os nogle erfaringer og kompetencer indenfor det virtuelle arbejde, som gør, at vi står et andet sted end før corona. Men vi står også et andet sted end under corona. Hvis nogle er inde og andre arbejder hjemme giver det nogle nye situationer og udfordringer, som vi har begrænsede erfaringer med. Når vi skal tage stilling til hjemmearbejde, er det vigtigt at have for øje , at vi er i en ny situation, og at vi skal have mulighed for at lære og blive klogere undervejs.”

2. Overvej mål og redskaber

De statslige arbejdspladser har alle det overordnede mål at løse opgaverne godt og effektivt til gavn for borgere og virksomheder. Hjemmearbejde kan her være ét redskab blandt mange, når arbejdspladserne skal tilrettelægge arbejdet, så det bedst muligt understøtter opgaveløsningen. Når I skal tage stilling til, om hjemmearbejde kan være et af redskaberne på jeres arbejdsplads, kan det være en god idé at tage udgangspunkt i en drøftelse af, hvad I gerne vil opnå med måden I tilrettelægger arbejdet på for derigennem at sikre en optimal opgaveløsning.

På den måde kan I sikre, at I tænker hele vejen rundt, når I skal overveje hvilke redskaber – herunder hjemmearbejde – der kan være med til at sikre en optimal arbejdstilrettelæggelse. Vil I eksempelvis skabe bedre mulighed for koncentration, kan redskaberne fx både være flere stillezoner, mindre arbejdslokaler eller mulighed for hjemmearbejde.

I kan med fordel opstille klare mål og mulige redskaber for jeres arbejdstilrettelæggelse. Overvej om I vil lave en tabel, der kan give et godt udgangspunkt for jeres drøftelser. I kan se nogle eksempler nedenfor:

Eksempler på formål med arbejdstilrettelæggelsen: Eksempler på redskaber til at opnå formål:
Bedre mulighed for koncentration

- Indretning af storrum med stillezoner eller stillearbejdspladser

- Mulighed for hjemmearbejde
Større fleksibilitet

- Mulighed for at gøre brug af ydertimerne

- Hjemmearbejde
Mere videndeling

- Storrumskontor

- Fysisk tilstedeværelse på kontoret

- Faste (evt. virtuelle) videndelings- og sparringsmøder

3. Tag stilling til om hjemmearbejde er relevant i de konkrete tilfælde

Når den øverste ledelse har besluttet, om hjemmearbejde er et muligt redskab i arbejdstilrettelæggelsen, er der brug for at tage stilling til, om hjemmearbejde er relevant i de konkrete tilfælde. Det er typisk ledelsesniveauer så tæt på opgaven som muligt, der bedst kan vurdere, om hjemmearbejde kan sikre en optimal opgaveløsning.

Forud for den konkrete vurdering kan det være en god idé at starte med en indledende drøftelse i ledergruppen om foreløbige erfaringer med hjemmearbejde og hvilke fordele og ulemper, der generelt kan være knyttet til brug af hjemmearbejde fx i forhold til produktivitet, kvalitet i opgaveløsningen, kompetencer, trivsel, rekruttering og fastholdelse mv.

Når den konkrete vurdering skal foretages, er det vigtigt at tænke hele vejen rundt med fokus på organisationens samlede opgaveløsning. Det er således ikke alene opgavetypen, der afgør om opgaven egner sig til at løses hjemmefra. Det afhænger også af medarbejderne, deres erfaring og kompetencer. Ligeledes er det vigtigt at tænke i, hvordan hjemmearbejde vil påvirke sammenhængskraften og videndeling på tværs. Nedenfor er der samlet en række konkrete forhold, der kan påvirke vurderingen om, om hjemmearbejde er relevant i de konkrete tilfælde.

Eksempler på forhold, der kan påvirke vurdering:

  • Egner opgaven sig til at blive løst hjemmefra?
  • Er medarbejderen klædt på til at arbejde hjemmefra?
  • Er personalelederen klædt på til at lede med hjemmearbejde og rustet til at håndtere de afledte effekter?
  • Hvordan påvirker hjemmearbejdet topledelsen?
  • Hvordan påvirker hjemmearbejdet kollegerne i form af fx samarbejde og videndeling
  • Hvordan påvirker hjemmearbejdet kulturen og sammenhængskraften i kontoret og organisationen som helhed?
  • Hvordan påvirker hjemmearbejde oplæring og kompetenceudvikling på arbejdspladsen?
  • Er arbejdspladsen indrettet til og har det nødvendige udstyr til hjemmearbejde?

4. Tag stilling til hvordan hjemmearbejde kan tilrettelægges

Når det vurderes, at hjemmearbejde er relevant i konkrete tilfælde, skal der tages stilling til hvordan hjemmearbejdet skal tilrettelægges. Du kan læse mere om regler og rammer her. Nedenfor er der en række spørgsmål, som I kan tage udgangspunkt i, når I skal tilrettelægge hvordan hjemmearbejde konkret kan tilrettelægges.

Eksempler på refleksionsspørgsmål:

  • Tilsiger behovet, at hjemmearbejdet aftales ad hoc?
  • Er der forhold, der tilsiger, at der er behov for at afprøve hjemmearbejdet som fast tilbagevendende? Skal I i den forbindelse eventuelt have faste fremmøde- eller hjemmearbejdsdage?
  • Skal I have udmeldinger vedr. mødeafholdelse, hvis I vil gøre brug af hjemmearbejde? Skal møder eksempelvis altid være fysiske, eller fungerer nogle bedre virtuelt?

5. Tænk langsigtet – begynd med en forsøgsperiode og evaluér løbende

Erfaringerne med den nuværende situation er begrænsede. Derfor er det vigtigt, at der både lokalt i den enkelte enhed og i den øverste ledelse følges op på erfaringerne. Hvis I vil forsøge jer med hjemmearbejde, så tænk i forsøgsperioder, hvor I som arbejdsplads afprøver en version af hjemmearbejde, hvorefter I kan evaluere.                    

Nedenfor er skitseret nogle forhold, som kan være relevante at overveje i forbindelse med den lokale opfølgning. Den løbende erfaringsopsamling kan med fordel kvalificere stillingtagen til ovenstående pkt. 2, 3 og 4.

Inspiration til opfølgning

Vær generelt opmærksom på at anvende forskellige datakilder, herunder fx surveys, dialogmøder, produktionsdata, sygefraværsstatistikker mv., når I skal følge op på erfaringer med hjemmearbejde.

Mulige refleksionsspørgsmål:

  • Er der særlige opmærksomhedspunkter i organisationen, herunder særlige opmærksomhedspunkter fra topledelsen?
  • Hvordan påvirker hjemmearbejde performance og opgaveløsning? Hvis muligt, opstil gerne konkrete mål, der er lette at følge op på.
  • Er der særlige mønstre ift. hvilke medarbejdere, der ønsker hhv. ikke ønsker hjemmearbejde? Og er der særlige tendenser ift. baggrunden for ønsket om hjemmearbejde?
  • Er der særlige mønstre i erfaringerne fra personalelederne? Føler de sig tilstrækkeligt godt klædt på?
  • Er der forskel på erfaringer fra ledere og medarbejdere?

Hvis I på jeres arbejdsplads vil forsøge jer med brug af hjemmearbejde, kan I læse mere om regler og rammer her.  I kan også finde inspiration til hybrid ledelse her.