Gode råd til det hybride møde

Der er nogle særlige ting, man skal være opmærksom på, når man afholder møder, hvor nogle er med hjemmefra, mens andre sidder fysisk sammen i et mødelokale.

Gode Råd Til Det Hybride Møde

Når nogle medarbejdere arbejder hjemme, og andre arbejder fysisk sammen, er der nogle særlige opmærksomhedspunkter i forhold til at afholde møder. Her er nogle enkle greb, du kan lade dig inspirere af, når du skal afholde hybride møder.

Flere af de gode råd trækker på de erfaringer, vi i forvejen kender fra det fysiske og virtuelle møde. Her finder I et samlet overblik, som er let at gå til, når I afvikler det hybride møde.

  • Det er en god idé, at mødelederen sidder alene i et rum, så der ikke kan tales direkte til deltagere i samme lokale. Derved mindskes forskellen mellem deltagere på distancen og deltagere, der er fysisk tilstede.
  • Hvis det er muligt, kan der med fordel bookes mindre lokaler til de medarbejdere, der fysisk er til stede i samme ejendom, så de ikke sidder mange i samme lokale, når møderne gennemføres.
  • Hav stadig øje for det virtuelle set-up. Prioriter øjenkontakt, husk at involvere deltagerne og overvej hvilke præsentationsmuligheder, du har.
  • Aftal på forhånd, hvordan man markerer, at man gerne vil tale. Er det fx bedst med håndsoprækning eller ved at markere i chatten? Vær bevidst om, at alle deltagere skal have samme mulighed for at bidrage ligeligt i mødet.
  • Vær opmærksom på ikke at forskelsbehandle ved fx at printe mødemateriale, servere morgenmad eller have en fysisk tavle/whiteboard, der præsenteres på. Tænk så vidt muligt på, at alle deltagere, uanset hvor de arbejder, skal have samme oplevelse og resultat ud af at deltage i mødet.

Tjekliste til det hybride møde

LYD: Sørg for at højtaler og mikrofon virker.

MUTE: Sluk for din mikrofon, når du ikke selv taler

KAMERA: Tænd for kameraet så vidt muligt og sørg for at sidde midt for skærmen. Det er god stil at have kameraet tændt, når du taler.

LYS: Tænd lyset og undgå skygger i ansigtet.

SKÆRM: Forbered deling af skærm, så relevante dokumenter er let tilgængelige.

LOKALE: Sørg for at der er stabil internetopkobling i mødelokalet.

STRUKTUR: Hav den fastsatte dagsorden, deltagerliste, roller og regler tilgængelige under mødet.

Tænk så vidt muligt over, at alle deltagere, uanset hvor de sidder, skal have samme oplevelse og resultat ud af at deltage på mødet.

Forberedelse af det hybride møde Afvikling af det hybride møde

Formål: Formulér hensigten med mødet og fastlæg succeskriteriet, så det er klart, hvornår formålet med mødet er indfriet.

Dagsorden og tid: Fastsæt dagsorden i overensstemmelse med formål og succeskriterier. Sæt tidsangivelse på de enkelte dagsordenspunkter. Udsend gerne dagsorden forud for mødet.

Deltagere: Overvej hvem der skal deltage ift. formål, succeskriterier og dagsorden. Begræns antallet hvis muligt. Uddelegér eventuelt dagsordenpunkter til deltagerne for at sikre involvering og ejerskab.

Roller og forventninger: Beskriv hvem der har de forskellige roller på mødet (mødeleder, facilitator, mødereferent mv.), og sig højt hvad rolleindehaverne og de øvrige mødedeltagere forventes at bidrage med.

Kommunikation: Send de fastlagte rammer for mødet til mødedeltagerne forud for afviklingen af mødet.

Invitation: Indkald alle relevante deltagere korrekt til mødet, og bed dem give tilbagemelding på om de deltager fysisk eller på distancen.

Lokale: Book et rum, hvor du som mødeleder kan sidde for dig selv. Det kan mindske forskellen mellem deltagere på distancen og deltagere, der er fysisk tilstede. Book evt. mindre lokaler til de medarbejdere, der fysisk er placeret i samme ejendom, så de ikke sidder mange i samme lokale, når mødet gennemføres.

Teknik: Kend den anvendte platforms teknik og sørg for at tekniske indstillinger er på plads med hensyn til lyd, billeder, præsentationer og film. Sørg også for at deltagerne er klædt på til og instrueret i teknikken, så deltagerne ved, hvordan de skal logge på. Hvis der er tale om deltagere, der er uvante med teknikken, kan du bede dem om at komme senest fem minutter før og gøre sig klar til at logge på. Opfordr til at alle logger ind på mødet via egen pc, også selvom man sidder i samme rum.

Præsentationer: Billeder, film og video kan øge den sociale og uformelle side af et møde og være med til at styrke det sociale. Overvej gerne inden mødet, hvilke præsentationer du gerne vil anvende og hvilke værktøjer der kan skabe engagement. Hav stadig øje for det virtuelle set-up. Prioriter øjenkontakt, husk at involvere deltagerne og overvej hvilke præsentationsmuligheder, du har.

Praktik: Aftal fra mødestart, hvordan man markerer, at man gerne vil tale. Er det fx bedst med håndsoprækning eller ved at markere i chatten? Vær bevidst om, at alle deltagere skal have samme mulighed for at bidrage i mødet uanset om de arbejder på distancen eller i et lokale med andre.

Tjek-ind: Lav en indledende runde, hvor alle deltagerne tjekker ind, fx kan der spørges ind til generel status, relation til mødeemnet, forberedelse forud for mødet el.lign. Dette vil bidrage til en mere åben drøftelse på mødet. Der kan også indarbejdes et tjek-ind undervejs, hvor alle mødedeltagere opfordres til at bidrage ift. et specifikt emne.

Psykologisk tryghed: Gå foran ift. at skabe en tryg atmosfære på møderne. Fx kan der åbent efterspørges feedback, deles personlige/private input og spørges åbent og nysgerrigt ind til deltagernes bidrag mv.

Involvering af deltagerne: Mødelederen kan med fordel bevidst og aktivt spørge rundt til de forskellige medarbejdere eller grupper af medarbejdere og invitere dem til at svare. Deltagernes ansvarlighed over for mødet kan øges ved, at deltagerne får opgaver i forbindelse med gennemførelsen. Fx dagsorden, referat eller opgaver i forhold til videndeling.
Brug teknikken løbende og involver deltagerne med spørgsmål eller afstemninger, som de kan svare på i chatten eller ved række 'hånden' op.

Klare aftaler: Sørg for at det er sagt eksplicit, hvem der er ansvarlig for at følge op på de enkelte beslutninger og aftaler fra mødet. Send gerne en kort opsamling ud umiddelbart efter mødet.