Aktivitetsbaseret indretning af arbejdspladsen

Et aktivitetsbaseret kontor indeholder faciliteter, der understøtter forskellige arbejdsbehov. Her kan du bl.a. læse om Bygningsstyrelsens brug af aktivitetsbaseret indretning.

Et aktivitetsbaseret kontor indeholder faciliteter, der understøtter forskellige arbejdsbehov. Det kan fx være behovet for fordybelse, behovet for afholdelse af hybride møder eller behovet for projektpladser ved tværfaglige samarbejder. Disse behov kan stige, når arbejdet generelt tilrettelægges mere hybridt, derfor kan der være stor inspiration at hente i aktivitetsbaseret indretning, når hele arbejdstilrettelæggelsen skal være mere fleksibel. Men den aktivitetsbaserede indretning er ikke kun forbeholdt hybridt arbejde og kan også understøtte en mere fleksibel opgaveløsning på en arbejdsplads med fuldt fremmøde.

Det aktivitetsbaserede kontor kan således understøtte mange forskellige opgavebehov ved at tilbyde zoneopdelte delearbejdspladser, så medarbejderne kan placere sig i det område, der bedst understøtter den konkrete opgave. Kontoret er i den forstand mere rummeligt, da det samlet tilgodeser en bred vifte af arbejdsbehov som sparring, videndeling, fordybelse og individuelt arbejde, som en moderne arbejdsdag byder på.

Herunder kan du læse Bygningsstyrelsens historie om, hvordan de har arbejdet med aktivitetsbaseret indretning.

Case: Bygningsstyrelsens brug af aktivitetsbaseret indretning

Om Bygningsstyrelsen

Bygningsstyrelsen er bygherre og ejendomsvirksomhed for staten og leverer de fysiske rammer til universiteter, politi, domstole og centraladministration.

Bygningsstyrelsens målsætning er at gå forrest, når det kommer til at skabe gode arbejdspladser og optimere arealanvendelsen. Siden januar 2019 har Bygningsstyrelsen arbejdet fuldt aktivitetsbaseret. Det er både arealeffektivt og passer til den moderne arbejdsdag.

”Med den teknologiske udvikling kan vi i dag arbejde hvor som helst og når som helst, og med en øget grad af tværfagligt samarbejde er medarbejdernes nærmeste organisatoriske kollegaer ikke nødvendigvis de primære sparringspartnere. Når medarbejdernes hverdag er fleksibel og varieret, skal kontoret også være det. Det understøtter den aktivitetsbaserede indretning.” fortæller direktør for Bygningsstyrelsen, Rasmus Brandt Lassen.

Motivation

I foråret 2018 blev det besluttet, at Bygningsstyrelsens hovedkontor i København skulle flytte fra Valby til Kalvebod Brygge.

Bygningsstyrelsens kontor i Skanderborg, der blev etableret i 2017, er
også indrettet aktivitetsbaseret.

For os var det en oplagt mulighed for at få en ny kontorindretning, der funktionsmæssigt er mere mangfoldig. Vi oplevede nemlig, at vores tidligere kontor med faste pladser ikke fungerede optimalt og heller ikke blev udnyttet godt nok. Ofte kunne man kun finde ro
til fordybelse, hvis man optog et flex- eller møderum eller sad med høretelefoner på.

Derudover var vores mødelokaler for få og for store, mens op til 50 pct. af skrivebordene stod tomme i løbet af dagen, fordi medarbejderne var til møder, på byggepladser eller ude hos vores kunder etc.

Proces

Vores proces med udviklingen af det aktivitetsbaserede kontor har været relativ kort. Projektet blev etableret i maj 2018, og den 2. januar 2019 mødte medarbejderne ind på det nye kontor på Kalvebod Brygge i København.

Processen omfattede bl.a. behovsafklaring, design af den aktivitetsbaserede indretning, inventarindkøb, fysisk flytning samt ikke mindst kommunikation og forandringsledelse.

Et arkitektfirma rådgav os ift. indretningen, mens den interne projektgruppe bl.a. varetog indkøb af inventar, eksekvering af den fysiske flytning og implementeringen af indretningen.

Kommunikation og Forandringsledelse

Projektgruppen har haft stor fokus på at understøtte forandringsledelse, da det aktivitetsbaserede kontor og særligt "tabet" af den faste plads er en stor forandring for mange.

Det har været afgørende for os at forberede medarbejderne bedst muligt på den nye arbejdsform, og her spiller ledelsesgruppen en afgørende rolle. Forandringsprocesserne er primært sket gennem ledelsesgruppen, som løbende har haft fokus på den nye arbejdsform i dialogen med
deres medarbejdere.

Det er vigtigt at understrege, at ledelsesgruppen selv også har skullet omstille sig til de nye rammer og har haft behov for løbende at drøfte dilemmaer og muligheder indbyrdes og med direktionen.

Bygningsstyrelsens aktivitetsbaserede kontor

Bygningsstyrelsens aktivitetsbaserede kontor, der blev implementeret med en skrivebordsratio på 70 % er løbende blevet justeret siden go live og rummer i dag:

  • Stillepladser, der understøtter ro og fordybelse
  • Fokuspladser, der egner sig godt til individuelt arbejde og videndeling og sparring ved skrivebordene
  • Aktivpladser, der egner sig godt til projektarbejde, sidemandsoplæring, videndeling, sparring og ideudvikling.

Ud over de traditionelle møde- og flexrum, har vi etableret en række forskellige supportfaciliteter med langborde, sofagrupper og loungestole, der kan anvendes ved sparring og ad hoc-møder, der ikke kræver fortrolighed. Vi har telefonbokse til uforstyrrede telefonsamtaler og har for nylig suppleret med en mødeboks for at øge kapaciteten til hybridmøder.

Vi har med det aktivitetsbaserede kontor næsten halveret forbruget af m2 pr. medarbejder, og det er nu på 12 m2.

Areal pr. medarbejder omfatter kontorareal, areal til møde- og flexrum, kantine, køkkener, reception m.v. Det betyder i praksis, at vi har reduceret med i størrelsesordenen en tredjedel af vores kvadratmeterforbrug, da vi kan være på to etager frem for tre etager med en traditionel indretning med faste pladser.

Indretningsplan
Billede fra Bygningsstyrelsen

Dialogproces på baggrund af erfaringer fra hjemsendelse

I maj 2020 gennemførte vi en dialogbaseret evaluering i alle teams om erfaringer og oplevelser med hjemmearbejde og ønsker for brug af hjemmearbejde efter COVID-19. Evalueringen viste, at hjemmearbejdet for mange har fungereret godt, og der var generelt et ønske om at fastholde den fleksibilitet som mulighed for hjemmearbejde giver.

Bygningsstyrelsen tilbyder alle medarbejdere en pakke med inventar og IT-udstyr til hjemmearbejdspladsen for at sikre et godt fysisk arbejdsmiljø.

Bygningsstyrelsens rådgiver statsinstitutioner

Bygningsstyrelsen tilbyder inspiration og sparring til statsinstitutioner, der går med overvejelser om at ændre på indretningen, så den i højere grad understøtter de organisatoriske mål og nye arbejdsmåder.

Vores erfaring er, at det er en god idé at gøre sig nogle principielle overvejelser, før man kaster sig ud i at ændre indretningen. Det kan f.eks. være overvejelser som disse:

  • Hvad skal indretningen understøtte? (mål, arbejdsformer, opgave- og medarbejdertyper)
  • Kan I arbejde papirløst?
  • Hvor meget forventer I at arbejde hjemmefra fremadrettet?
  • Skal nogen have faste pladser?
  • Skal der være hjemmeområder (fx at enhederne/kontorerne har faste områder, hvor de holder til?)
  • osv.

Det er også en god idé at tage ud og besøge andre institutioner, som har valgt at ændre indretning for at få inspiration og høre om deres erfaringer.

Kontakt Bygningsstyrelsen for en rundvisning og inspirationsmøde på bygst@bygst.dk eller 4170 1000.