Skab en god hybrid arbejdskultur

Her finder du inspiration og redskaber til, hvordan du som leder kan skabe en god hybrid arbejdskultur for dig selv og dine medarbejdere.

Opmærksomhedspunkter Og Spørgsmål Til Medarbejderen (Dialogværktøj)

En god arbejdskultur er afgørende for, at opgaverne i en organisation løses bedst muligt. Det gælder også, hvis I afprøver den hybride arbejdsform, hvor omstændighederne er anderledes, da alle ikke længere sidder fysisk sammen. Det er derfor ekstra vigtigt at tage dialogen om, hvad den gode hybride arbejdskultur er for dig og din enhed. Det kan hjælpe meget at få klarlagt forventninger og sikre klare udmeldinger om rollefordeling, så man undgår konflikter, og at man arbejder i forskellige retninger.

På denne side har vi samlet en række opmærksomhedspunkter og redskaber til, hvordan du som leder kan facilitere en dialog, der hjælper med at skabe en god hybrid arbejdskultur.

  • 1. Skab klare rammer

    Det hybride arbejde ændrer ved vores måde at arbejde sammen på. Derfor er det vigtigt, at du sætter og kommunikerer klare rammer for både dig selv og dine medarbejdere. Hvornår forventes det fx, at du og dine medarbejdere svarer på mails? Hvornår er I tilgængelige på telefonen? Hvornår er man optaget af en opgave, hvornår er man for syg til at kunne arbejde hjemmefra, og hvornår er det ok at tage en pause?

    Tag en dialog om, hvordan I sætter grænser, så I på den ene side er tilgængelige for hinanden og på den anden side får mulighed for ro og fordybelse og en sund balance mellem jeres arbejde og privatliv. Det gælder både for dine medarbejdere, men også for dig som leder.

  • 2. Tag dialogen løbende

    Hvis du løbende har en dialog med dine medarbejdere, hvor I gensidigt forventningsafstemmer, kan I få håndteret uhensigtsmæssig adfærd hurtigt og nå at tage eventuelle konflikter i opløbet.

    Det kan handle om alt fra løsning af konkrete arbejdsopgaver, til hvordan og hvornår man er til rådighed, og hvilke møder man tager fra distancen og hvornår man møder ind.

  • 3. Lav en tydelig rollefordeling

    En tydelig rollefordeling er med til at mindske misforståelser og effektiviserer arbejdsgangen – især hvis I ikke mødes hver dag og får den uformelle forventningsafstemning.

    Det er vigtigt, at du tænker over rollefordelingen i både team, ledergruppe og på tværgående projekter og får en klar forventningsafstemning i forhold til hvem, der forventes at gøre hvad, og hvilket ansvar der hører til de forskellige roller.

  • 4. Sæt fokus på udvikling og kompetencer

    Når der arbejdes hybridt, skal du være særlig opmærksom på kompetenceudvikling, da der ellers er risiko for, at den daglige og uformelle sparring og sidemandsoplæring mindskes.

    Det kan derfor være en god idé at tage en fælles drøftelse af, hvordan I styrker den løbende kompetenceudvikling, når der arbejdes hybridt. Det behøver ikke kun at være relevant i forhold til nye medarbejdere.

    Som leder kan du fx bruge situationsbaseret ledelse til at skabe dig et overblik over kompetencer og motivation som en hjælp til din medarbejderudvikling.

  • 5. Gentænk jeres mødekultur

    En læring fra hjemsendelsesperioderne har mange steder været, at man som medarbejder fik mere mulighed for ro og fordybelse. De virtuelle møder var velfungerende, og der blev ikke brugt så meget tid på småsnak. Omvendt oplevede nogle også, at der var rigtig mange møder, da de uformelle afklaringer og koordineringer ikke var mulige i lige så høj grad.

    Brug eventuelt erfaringer fra din enhed til en åben drøftelse om jeres mødekultur, og hvad en god mødekultur er for jer.

    • Hvordan bruger I møderne bedst?
    • Hvilke møder skal være fysiske og hvilke fungerer godt virtuelt?
    • Hvor lange skal møderne som udgangspunkt være, og skal der fx altid være en dagsorden og en mødeleder?
    • Hvilke møder er slet ikke nødvendige og kan måske med fordel erstattes af en mail eller anden kommunikation?
    • Hvem skal med på hvilke møder og hvorfor?

     

    I dialogen om møder er det vigtigt at have fokus på værdiskabelsen og opgaveløsningen.

En konkret øvelse, der kan hjælpe dig og dine medarbejdere godt fra start

Lav øvelsen ”StopMereNyt”.

Brug øvelsen til:

  1. at sætte flere ord på, hvad en hybrid arbejdsplads kalder på af ændringer for dig og dine medarbejdere
  2. at undersøge, hvilke erfaringer fra både den fysiske og den virtuelle arbejdsform, som fungerer godt
  3. at beslutte, hvilke nye tiltag, der skal sættes i gang

Sådan udføres øvelsen:

  1. Del jer op i grupper. Øvelsen tager ca. 30-45 min. og grupperne skal hver diskutere ét af disse områder:
    • Hvad skal vi sammen stoppe med at gøre for at opnå en god hybrid arbejdskultur?
    • Hvad gør vi godt nu, og hvordan understøtter dette en endnu bedre hybrid arbejdskultur?
    • Hvilke nye ting skal vi gøre? Er der noget, vi slet ikke gør eller kommunikerer om i dag, som ville medføre en positiv forandring, hvis vi gjorde?

  2. Sæt gerne særligt fokus på kommunikation og samspillet på arbejdspladsen.

  3. Sørg for, at alle grupper har papir og skriveredskaber eller et dokument åben på Pc’en, så de kan notere, hvad de kommer frem til.

  4. Præsentér herefter resultaterne fra gruppearbejdet for hinanden, så der er lejlighed til at kommentere og konkretisere udsagnene. Hvis fx en gruppe er kommet frem til, at det er væsentligt at være tydelig om, hvorfra man arbejder, så er det vigtig at få fat i helt konkret, hvordan det skal ske. Skal man fx skrive det på en tavle og i sine kalender?

  5. Sørg for at samle resultatet af øvelsen og få det efterfølgende formidlet, så alle hele tiden kan genopfriske, hvad I kom frem til.

  6. Genbesøg gerne det I har besluttet og evaluér, hvordan det fungerer. Er der fx kommet nye indsigter til, der kalder på justeringer.