Reboarding - velkommen tilbage på arbejdspladsen

Find inspiration og råd til en god tilbagevenden

reboarding

Flere vil det næste stykke tid vende gradvist tilbage til deres arbejdsplads efter en længere periode med hjemmearbejde. En god tilbagevenden kræver både omstilling og omtanke. Der er brug for et skærpet fokus på medarbejderens trivsel, motivation og effektivitet, og øje for kultur, samarbejde og sammenhængskraft i organisationen. Relationer skal genopbygges og arbejdsformer skal etableres på ny. Vi har samlet 10 gode råd til, hvordan du som leder får skabt rammerne omkring en god tilbagevenden, og nederst på siden kan du finde hjælp til en god proces for reboarding. 

Reboarding – velkommen (tilbage) på arbejdspladsen

Reboarding er måske ikke et ord eller et tema, du har brugt meget tid på at læse om tidligere. Alligevel kender vi tanken bag, fra når vi onboarder nye medarbejdere og byder gamle medarbejdere tilbage på jobbet efter barsel og sygdom. Vi skal have dem tilbage på holdet og ind i den gode arbejdsrytme. Der skal (re)etableres interne og eksterne samarbejdsrelationer og nye arbejdsprocesser og arbejdsgange skal formes.

At reboarde medarbejdere efter en hjemsendelse, er selvfølgelig noget helt andet, end hvad vi har oplevet tidligere. Medarbejderne har ikke været væk fra arbejdet – kun fra arbejdspladsen. Nogle samarbejdsrelationer er måske sygnet hen, mens andre er blomstret, og mange medarbejdere har oplevet at skabe nye arbejdsgange og måder at arbejde på, mens de har været hjemsendt. Vi har – som medarbejdere, ledere og arbejdspladser – lært noget af hjemsendelsen. Nu skal vi vende tilbage og tage læringen med os.

Som leder får du her nogle gode råd, som du kan gøre brug af, for at sikre en god reboarding.

  1. Meld klart ud tidligt i processen - hvem, hvornår og hvordan?

Med tilbagevenden følger der en masse forberedende overvejelser om, hvordan opgaven gribes an helt lavpraktisk:

  • Hvem skal tilbage på kontoret, hvornår?
  • Hvordan prioriteres der - særligt når der kan komme flere tilbage?
  • Er det opgaverne, der skal være styrende for, hvem der møder ind på kontoret og hvem der arbejder hjemme? Eller er det medarbejdernes egne ønsker, der skal i fokus?

Sørg for at alle medarbejdere føler sig informeret og forstår, hvordan tilbagevenden vil finde sted. Klar og tydelig kommunikation allerede tidligt i processen medvirker til at skabe tryghed og transparens. Hold dig evt. løbende orienteret om regler og vejledninger i forhold til tilbagevenden på medst.dk.

  1. Forvent at ting tager tid

Hjemsendelsesperioden har haft stor betydning for dine medarbejderes arbejdsdag og arbejdstilrettelæggelse. Antag derfor ikke, at tingene er som før, for det er de ikke. Det er derfor vigtigt at tage udfordringen om reboarding alvorligt og prioritere den. De medarbejdere, der har arbejdet hjemme har fået skabt nye rutiner og vaner, hvilket betyder, at arbejdsprocesser og arbejdsrytme er en anden. Nogle medarbejdere har måske arbejdet under et andet pres med anderledes eller helt nye arbejdsopgaver under corona-krisen. Har du medarbejdere, der ikke har arbejdet hjemmefra under corona-krisen, har disse sikkert også fået etableret en ny type arbejdsfællesskab samt været påvirket af både hensyn og retningslinjer på arbejdspladsen. Gør dig nogle overordnede tanker om, hvordan du kan sikre, at dine medarbejdere kommer godt tilbage, i forhold til det udgangspunkt de kommer fra. Sørg for at give dem, og dig selv, tid til at finde tilbage igen.

  1. Invitér medarbejdernes input indenfor

Efter en lang periode, der har krævet stor mental omstilling og hvor et skridt frem måske til tider har føltes som to tilbage, kan det være svært at skifte gear igen. Medarbejderne kan have vidt forskellige holdninger og syn på at skulle tilbage på arbejdspladsen. Mens nogle måske er trætte og forandringsmætte, vil der formentligt samtidig være mange, der glæder sig til at mærke den fysiske tilstedeværelse og de tætte relationer til kollegerne. At vende tilbage til arbejdspladsen vil for nogle betyde lange transporttider og en følelse af mindre fleksibilitet i hverdagen. Der vil være mange forskelligartede hensyn og holdninger i spil. Overvej derfor hvordan du kan invitere medarbejderne til at byde ind med refleksioner og input til, hvad der kunne være en god start for dem.

  1. Giv plads til socialisering

Socialt samvær er med til at skabe sammenhængskraft, nærvær og energi i hverdagen. Mange har savnet det sociale liv på arbejdspladsen - med snakke over kaffemaskinen, fælles frokost i kantinen og de tilfældige møder på gangen. Respekter og vær med til at støtte op om behovet for det sociale liv på arbejdspladsen. Det vil på sigt bidrage til en højnet arbejdsglæde samtidig med, at det kan genskabe tilhørsforholdet til arbejdspladsen. Mange undersøgelser peger desuden på, at de uformelle drøftelser på arbejdspladsen ikke kun medvirker til at skabe relationer, men også er medvirkende til at højne det faglige niveau og sikre en bedre opgaveløsning. Så giv plads til socialisering og det sociale liv på arbejdspladsen.  

  1. Skab trygge rammer

Efter en lang periode hjemme på baggrund af en pandemi, er det vigtigt at medarbejderne føler sig trygge ved at vende tilbage til arbejde. Medarbejderne kan have bekymringer eller der kan opstå utryghed i forhold til, hvad de vender tilbage til. Vær derfor tydelig over for dine medarbejdere om, at du er der for dem, hvis de har spørgsmål eller problemer, som de har brug for at få talt om. Desuden kan der være behov for nye retningslinjer om fx afstand, rengøring og desinficering. Der kan være sket ændringer i indretning af mødelokaler, arbejdskontorer etc. for bl.a. at imødekomme kravet om afstand. Det kan for medarbejderne kræve ekstra energi og bevågenhed at skulle forholde sig til evt. nye retningslinjer. Sørg derfor for at gøre retningslinjerne synlige og nemt tilgængelige, så medarbejderne ikke er i tvivl om de gør det rigtige. Udpeg eventuelt en person i teamet, til at være ansvarlig for tilbagevenden, for at aflaste dig. Således ved de andre i teamet, hvem de skal tage fat på, hvis de har spørgsmål vedr. regler, retningslinjer mv.

  1. Kommuniker – og vær klar i din kommunikation

Kommuniker åbent og ærligt med dine medarbejdere, og fortæl både det du ved, men også det du ikke ved. Det gælder både arbejdspladsens håndtering af corona, men også andre indsatser og initiativer, der pågår. Vær opmærksom på at benytte forskellige kanaler alt afhængig af kommunikationens budskab. Tænk også over, hvordan du kommunikerer, og at alle medarbejdere får den samme kommunikation, især når nogle arbejder på distancen, mens andre møder ind. Brug fx gerne mail, intranet eller allerede planlagte virtuelle fællesmøder, således at du er sikker på, at alle bliver behandlet ens uanset, hvor de sidder placeret.

  1. Hav styr på de hybride møder

Efter en lang periode med en stejl læringskurve, når vi taler arbejde på distancen, skal vi nu fokusere på at holde fast i noget af alt det, vi har lært. Under hjemsendelsen har de fleste fået øjnene op for mulighederne i det virtuelle og hvordan vi afholder gode virtuelle møder, webinar, workshops etc. Særligt i en overgangsperiode, vil hybride møder, hvor nogle sidder hjemme, og nogle sidder fysisk sammen, blive aktuelle. De såkaldte hybride møder har en række fordele, såsom fleksibilitet for deltagelse, færre samlet i samme rum etc. men det stiller det nye krav til afholdelse af mødet. Du kan få flere gode råd til afholdelse af det hybride møde her: Gode råd til det hybride møde 

  1. Gør brug af de ledelsesværktøjer du kender

God ledelse er stadig god ledelse – også når der reboardes – på den måde er reboarding ikke raketvidenskab. Det er vigtigt at have øje for den enkelte og være opmærksom på, at forskellige typer medarbejdere har forskellige behov. En omstillingsperiode kræver i midlertidig også, at du giver dele af dit lederskab lidt mere opmærksomhed, end du måske ville under normale omstændigheder. Det kræver et større fokus på både det menneskelige perspektiv, samtidig med at det praktiske er et vilkår, der også skal tænkes ind i ligningen. Vær opmærksom på, at få alle medarbejdere godt med ombord, og husk at mange af de værktøjer der er behov for, formentligt er nogen, du allerede har i værktøjskassen.  

  1. Vis omtanke, vær tilgængelig og bevar overblikket

I omstillingsperioder kan medarbejderne have særligt meget brug for, at der vises omtanke, og derfor kan ekstra feedback være givtigt. Det kan være en fordel at afsætte tid i kalenderen den første tid, så du kan være tilgængelig for dine medarbejdere, hvis de har behov for dig. Desuden er det vigtigt i denne periode, at du som leder har blik for helheden fremfor at blive opslugt af konkrete opgaver – sørg derfor for at have fokus på at skabe struktur for dine medarbejder og tal med dem om mål, retning og visioner. Tag samtidig (fortsat) ansvar for (løbende) opgaveprioritering og tydelig forventningsafstemning.

  1. Husk også at have øje for dig selv

Højnet fokus på arbejdspladsens krav og retningslinjer, dine medarbejderes behov, og de mange overvejelser om den gode reboarding proces, kan fjerne fokus fra dig selv, dine egne ressourcer og grænser. Sørg for at bruge din egen leder, dine lederkolleger og andre i dit netværk til at sparre med om dine overvejelser og del gerne ud af dine oplevelser og erfaringer med ligesindede.

Tre refleksioner du til dig som leder

  1. Hvad er du blevet særlig opmærksom på ift. at sikre en god tilbagevenden til arbejdspladsen?
  2. Hvilke gode erfaringer fra hjemsendelsesperioden vil du gøre brug af i reboarding processen?
  3. Hvordan planlægger du en god reboarding proces i din afdeling/dit team?

En god proces for reboarding – kom godt i gang

Hvis du har lyst kan du bruge de ovenstående råd til at få skabt en god plan for reboarding på din arbejdsplads. Vi har lavet en skabelon, der gør det nemt for dig at komme i gang her: Skabelon - Kom godt i gang med reboarding

Med en god plan kan du skabe struktur og overblik for processen, så du bliver i stand til at håndtere en positiv og holdbar genstart af arbejdspladsen efter corona. Husk dog at være opmærksom på, hvor du er længere fremme i dine tanker om processen, end dine medarbejdere er.

Start gerne med at gøre dig nogle overordnede tanker om, hvordan du kan sikre en god proces. Tag udgangspunkt i de 10 gode råd og notere det ned, som du er blevet særlig opmærksom på.

Planlæg herefter tilbagevenden til arbejdspladsen – tag udgangspunkt i før, under og efter – princippet. Du kan gøre dig nogle af følgende overvejelser:

Hvad skal der ske før den gradvise tilbagevenden til arbejdspladsen?

Hvordan skal det foregå? Hvordan skal medarbejderne involveres? Hvad skal der kommunikeres? Er der skabt nye forventninger fra ledelsen og hos medarbejderne, som skal adresseres? Hvordan kommer det til at forgå i praksis? - hvad skal stå klar inden medarbejderne vender tilbage? Hvad stiller det af krav ift. samarbejde og involvering? Hvad betyder det ift. mødeafholdelse? etc.

Hvad skal der ske under den gravise tilbagevenden til arbejdspladsen?

Hvordan virker de planlagte indsatser for den gravise tilbagevenden nu hvor de er i gang sat? Hvordan har medarbejderne det? – Hvad oplever de? Hvad oplever du selv? Virker den gradvis tilbagevenden efter hensigten, eller opstår det polariseringer? etc.

Hvad skal der ske efter den gradvise tilbagevenden til arbejdspladsen?

Hvad har du lært af hjemsendelsesperioden og af den gradvise tilbagevenden til arbejdspladsen? Hvordan er det gået? Eksempelvis med kommunikation, samarbejdet, involvering, afholdelse af virtuelle/hybride møder? Er der nogle læringer vi kan bruge på den fysiske arbejdsplads? Evt. nye strukturer, arbejdsformer (fx tidspunkter på dagen, hvor vi ikke forstyrrer hinanden?) etc. Inddrag gerne dine medarbejderes refleksioner.

Reboarding1