Gode råd til virtuelle møder

Vituel møde

Virtuel mødeledelse

Virtuelle møder har mange fordele, men kræver også et særligt fokus fra lederen eller mødelederens side.
Da vi i det virtuelle rum er distanceret fra kropssprog, lyde og mimik, er der større risiko for at deltagerne i mødet mister koncentrationen og giver sig til at multitaske bag skærmen. Derfor er det ved virtuelle møder endnu vigtigere end ved fysiske møder, at mødet er velforberedt, og at alle deltagere er bevidste om mødets formål og deres roller i mødet.    

 

Forberedelse af det virtuelle møde

Tjekliste til mødet

Afvikling af det virtuelle møde

Formål: Formuler intentionen med mødet.

Succeskriterie: Fastlæg succeskriteriet for mødet, så det er klart hvornår formålet med mødet er indfriet.

Dagsorden og tid: Fastsæt dagsorden i overensstemmelse med formål og succeskriterium, og sæt tidsangivelse på de enkelte dagsordenspunkter.

Deltagere: Overvej deltagerne ift. formål, succeskriterium og dagsorden. Begræns antallet hvis muligt.

Roller og forventninger: Beskriv hvem der løfter hvilke roller på mødet (mødeleder, facilitator, mødenoter mv.), og hvad forventningerne er til dette.

Regler: Nedskriv forudsætningerne for et godt og effektivt møde.

Kommunikation: Send de fastlagte rammer for mødet til mødedeltagerne forud for afviklingen af mødet.

  • Lyd: Sørg for at højtaler og mikrofon virker.
  • Mute: Sluk for din mikrofon, når du ikke selv taler.
  • Kamera: Tænd for kameraet så vidt muligt og sørg for at sidde midt for skærmen. Det er god stil at have kameraet tændt, når du taler.
  • Lys: Tænd lyset og undgå skygger i ansigtet.

  • Skærm: Forbered deling af skærm, så relevante dokumenter er let tilgængelige.

  • Struktur: Hav den fastsatte dagsorden, roller og regler tilgængelig under mødet.

Tjek-ind: Lav en indledende runde, hvor alle deltagerne tjekker ind, fx kan der spørges ind til generel status, relation til mødeemnet, forberedelse forud for mødet el.lign. Dette vil bidrage til en mere åben drøftelse på mødet. Der kan ligeledes indarbejdes et tjek-ind undervejs, hvor alle mødedeltagere opfordres til at bidrage ift. et specifikt emne.

Psykologisk tryghed: Gå foran ift. at skabe en tryg atmosfære på møderne, fx kan der åbent efterspørges feedback, deles personlige/private input og spørges åbent og nysgerrigt ind til deltagerne bidrag mv.

Klare aftaler: Sørg for at det er sagt eksplicit, hvem der er ansvarlig for at følge op på de enkelte beslutninger og aftaler fra mødet. Send gerne en kort opsamling ud umiddelbart efter mødet.