Gode råd til virtuelle møder

kaffepause

Virtuel mødeledelse

Virtuelle møder har mange fordele, men kræver også et særligt fokus fra lederen eller mødelederens side.
Da vi i det virtuelle rum er distanceret fra kropssprog, lyde og mimik, er der større risiko for, at deltagerne i mødet mister koncentrationen og giver sig til at multitaske bag skærmen. Derfor er det ved virtuelle møder endnu vigtigere end ved fysiske møder, at mødet er velforberedt, og at alle deltagere er bevidste om mødets formål, roller, bidrag og forventet udbytte af mødet.   

Tag gerne en drøftelse i jeres team om, hvordan I foretrækker at afholde virtuelle møder, så I får etableret nogle fælles spilleregler. Drøftelsen kan tage udgangspunkt i nedenstående anbefalinger, så der i teamet er enighed om, fx, hvorvidt I altid har video på, og hvordan I sikrer involvering og dialog på distancen. 

 

 Gode råd til det virtuelle møde 

 

Forberedelse af det virtuelle møde

Tjekliste til mødet

Afvikling af det virtuelle møde

Formål: Formulér intentionen med mødet og fastlæg succeskriteriet for mødet, så det er klart, hvornår formålet med mødet er indfriet.

Dagsorden og tid: Fastsæt dagsorden i overensstemmelse med formål og succeskriterier. Sæt tidsangivelse på de enkelte dagsordenspunkter. Udsend gerne dagsorden forud for mødet.

Deltagere: Overvej deltagerne ift. formål, succeskriterier og dagsorden. Begræns antallet hvis muligt. Uddelegér eventuelt dagsordenpunkter til deltagerne for at sikre involvering og ejerskab.

Roller og forventninger: Beskriv hvem der har hvilke roller på mødet (mødeleder, facilitator, mødereferent mv.), og sig højt hvad rolleindehaverne og de øvrige mødedeltagere forventes at bidrage med.

Kommunikation: Send de fastlagte rammer for mødet til mødedeltagerne forud for afviklingen af mødet.

Invitation: Indkald alle relevante deltagere korrekt til onlinemødet

Teknik: Kend den anvendte platforms teknik og sørg for at tekniske indstillinger er på plads med hensyn til lyd, billeder, præsentationer og film. Sørg også for at deltagerne er klædt på til og instrueret i teknikken, så deltagerne ved, hvordan de skal logge på. Hvis der er tale om deltagere, der er uvante med teknikken, kan du bede dem om at komme senest fem minutter før og gøre sig klar til at logge på. 

Præsentationer: Billeder, film og video kan øge den sociale og uformelle side af et møde og være med til at styrke det sociale. Overvej gerne inden mødet hvilke præsentationer, du gerne vil anvende, og hvilke værktøjer der kan skabe engagement.

  • Lyd: Sørg for at højtaler og mikrofon virker.
  • Mute: Sluk for din mikrofon, når du ikke selv taler.
  • Kamera: Tænd for kameraet så vidt muligt og sørg for at sidde midt for skærmen. Det er god stil at have kameraet tændt, når du taler.
  • Lys: Tænd lyset og undgå skygger i ansigtet.

  • Skærm: Forbered deling af skærm, så relevante dokumenter er let tilgængelige.

  • Struktur: Hav den fastsatte dagsorden, deltagerliste, roller og regler tilgængelig under mødet.

Tjek-ind: Lav en indledende runde, hvor alle deltagerne tjekker ind, fx kan der spørges ind til generel status, relation til mødeemnet, forberedelse forud for mødet el.lign. Dette vil bidrage til en mere åben drøftelse på mødet. Der kan ligeledes indarbejdes et tjek-ind undervejs, hvor alle mødedeltagere opfordres til at bidrage ift. et specifikt emne.

Psykologisk tryghed: Gå foran ift. at skabe en tryg atmosfære på møderne, fx kan der åbent efterspørges feedback, deles personlige/private input og spørges åbent og nysgerrigt ind til deltagerne bidrag mv.

Involvering af deltagerne: Mødelederen kan med fordel bevidst og aktivt spørge rundt til de forskellige medarbejdere eller grupper af medarbejdere og invitere dem til at svare. Deltagernes ansvarlighed over for mødet kan øges ved, at deltagerne får opgaver i forbindelse med gennemførelsen. F.eks. dagsorden, referat eller opgaver i forhold til videndeling.
Brug teknikken løbende og involver deltagerne med spørgsmål eller afstemninger, som de kan svare på i chatten eller ved række 'hånden' op.

Klare aftaler: Sørg for at det er sagt eksplicit, hvem der er ansvarlig for at følge op på de enkelte beslutninger og aftaler fra mødet. Send gerne en kort opsamling ud umiddelbart efter mødet.

 

Gode råd til hybridmøder

 

Når halvdelen af teamet sidder hjemme, og halvdelen sidder fysisk sammen opstår der nye udfordringer ved mødeafholdelse. Her er nogle enkelte greb, du kan lade dig inspirere af, når du afholder møder, hvor nogle deltagere sidder sammen fysisk og andre sidder på afstand:

  • Det er en god idé, hvis mødelederen sidder i et rum for sig selv, således at der ikke kan tales direkte til deltagere i samme lokale. Derved mindskes forskellen mellem deltagere på distancen og deltagere, der er fysisk tilstede.

  • Hvis muligt, kan der med fordel bookes mindre lokaler til de medarbejdere, der fysisk er placeret i samme ejendom, så de ikke sidder mange i samme lokale, når møderne gennemføres.

  • Hav stadig øje for det virtuelle set-up. Prioriter øjenkontakt, husk at involvere deltagerne og overvej hvilke præsentationsmuligheder, du har.

  • Aftal på forhånd, hvordan man markerer, at man gerne vil tale. Er det fx bedst med håndsoprækning eller ved at markere i chatten? Vær bevidst om, at alle deltagere skal have samme mulighed for at bidrage ligeligt i mødet.

  • Vær opmærksom på ikke at forskelsbehandle ved fx at printe mødemateriale, servere morgenmad eller have en fysisk tavle/whiteboard, der præsenteres på. Tænk så vidt muligt over, at alle deltagere, uanset hvor de sidder, skal have samme oplevelse og resultat ud af at deltage på mødet.