Virtuel onboarding

At onboarde nye medarbejdere virtuelt medfører et særligt fokus for lederen. Det er vigtigt, at den nye medarbejder både introduceres til arbejdsopgaver og systemer, men ligeså vigtigt er det at lære sine nye kolleger og kulturen i organisationen og teamet at kende.

Hjemmearbejde med kaffe

Gode råd til virtuel onboarding

Fraværet af daglig fysisk kontakt, kropsprog og mimik i det virtuelle, kan gøre det svært at vide, om den nye person trives i organisationen og med sine opgaver. Som leder kan man med fordel gøre brug af nogle ekstra værktøjer for at sikre en god onboarding:

1. Struktur og styr på detaljerne
Når der onboardes på distancen er et detaljeret introprogram ekstra vigtigt. Sørg for, at der er styr på rollerne, og hvem der har ansvar for hvad. Hvem sikrer fx, at det tekniske udstyr bliver opstillet korrekt, så der er styr på hjemmearbejdspladsen? Og hvem følger op på, at alt fungerer, som det skal? Vær bevidst om, at fraværet af fysisk fremmøde betyder, at medarbejderen ikke ser/møder kolleger og ledere fra andre kontorer, medmindre det er planlagt. Send eventuelt et organisationsdiagram og lister over, hvem der arbejder i hvilke kontorer, og gør det til en del af din introduktion også at forklare sammenhængen i jeres organisation.

2. Vær synlig og prioriter opfølgning og løbende dialog
Som leder for en ny medarbejder, der skal onboardes på distancen, er det vigtigt at være ekstra opmærksom på at være synlig. Hav kameraet tændt på møder, og sørg gerne for at inddrage den nye medarbejder på møderne med spørgsmål eller mindre opgaver. De spontane møder reduceres i det virtuelle, derfor er struktur vejen frem. Læg sammen en plan for, hvilke møder, der er behov for i den første tid, og sørg for at følge den. 

3. Udvidet buddyordning
Etabler en buddy-ordning med 1-2 faste buddys. De to buddys skal være personer, der kender til arbejdsområderne, systemerne og kontoret. Buddy-ordningen skal helst være forpligtende og gerne med daglige møder både først på dagen og sidst eller midt på dagen. Det er vigtigt, at buddy’erne sørger for at spørge ind til opgaver og følge op efter fx kontormøder og teammøder. Efter de første par uger sættes mødekadencen ned til et par gange om ugen eller efter behov. Buddy'erne står ligeledes for at lave opfølgende samtaler med den nye medarbejder efter de første par måneder. Som leder bør du løbende følge op og tjekke ind hos de to buddys for at høre, hvordan det går, og om medarbejderen trives.

4. Afsæt tid til virtuelle kaffemøder med kollegerne
I det virtuelle rum mødes man ikke tilfældigt ved kaffemaskinen. Derfor kan det som ny medarbejder blive svært at lære sine kolleger at kende. Som leder er det vigtigt at understøtte det uformelle, så den nye medarbejder bliver fortrolig med organisationen og sine nye kolleger. Ikke kun i sit eget team, men også på tværs af organisationen. Sørg for at der bliver booket virtuelle kaffemøder med de øvrige medarbejdere, hvor der ud over opgaver også er plads til at lære hinanden at kende.

5. Lav personlige slides til første møde
Relationer skabes meget langsommere virtuelt, end de gør, når man kan mødes fysisk. Derfor er det ekstra vigtigt at have fokus på relationerne fra starten. Bed eventuelt alle medarbejdere om at lave et ’personligt slide’ til det første kontormøde med deres nye kollega. Således får alle medarbejdere i kontoret mulighed for at præsentere sig overfor den nye kollega og overfor hinanden. I kan evt. udarbejde en skabelon i kontoret med emner, I finder interessante. Fx Billede, navn, alder, familie, hobby, kæledyr + ”en ting du ikke troede om mig”. Bed også den nye medarbejder udfylde en slide om sig selv. Slidepakken kan efterfølgende sendes til den nye medarbejder.

6. Vær ekstra opmærksom på trivsel
Ved ansættelse af en ny medarbejder på distancen, bør du som leder have et ekstra fokus på medarbejderens trivsel på hjemmearbejdspladsen. Tal med den nye medarbejder om hjemmekontorets set-up, og spørg om der er behov for hjælp i forhold teknik mv. Tal gerne med medarbejderen om, hvordan han/hun strukturerer sin tid og sørg for, at der også afsættes tid til pauser.

7. Afhold hyppige 1:1-samtaler
Det kan være en god idé at gennemføre hyppige 1:1-samtaler de første par måneder for at sikre, at den nye medarbejder lander godt og trives i sit arbejde. Sørg gerne for både at nå omkring arbejdsopgaver og trivsel i din 1:1-samtale med den nye medarbejder. Se evt. her, for gode råd til den virtuelle 1:1-samtale

8. Sørg for at de nye i organisationen lærer hinanden at kende
For den nye medarbejder kan det give en tryghed at tale med andre, der står i samme situation og måske har de samme spørgsmål eller tanker. Sørg derfor gerne for at den nye medarbejder også lærer andre nye medarbejdere i organisationen at kende - også selvom de ikke sidder i samme kontor eller team. Lad dem evt. mødes til korte kaffemøder ugentligt de første par måneder.  

9. Tildel små og afgrænsede opgaver
Vær opmærksom på, at det er godt, hvis den nye medarbejder i starten får mindre opgaver med konkrete mål, som hurtigt kan løses og som er lette for dig at at følge op på. Det vil give den nye medarbejder en følelse af succes, hurtigt at medvirke til at bidrage til løsninger, gerne i samarbejde med andre fra teamet. Så den nye medarbejder også hurtigere får opbygget nogle faglige relationer.

10. Send blomster og hilsen hjem til den nye medarbejder
For at få den nye medarbejder til at føle sig velkommen, kan det være en god idé at sende en buket blomster hjem til den nye medarbejders hjemmeadresse. Suppler eventuelt med et kort med en personlig velkomsthilsen fra teamet. Det kan betyde meget at modtage noget fra den nye arbejdsplads, når man sidder alene på distancen.