Trivsel på distancen

Virtuelt arbejde kræver et skærpet fokus på trivsel og arbejdsmiljø

hjemmearbejde - sofa

Trivsel og motivation er vigtige faktorer i vores arbejde, ligesom relationer er vigtige, da de skaber sammenhæng og tillid i organisationen. Nedenfor har vi nævnt en række greb, du som leder kan lade dig inspirere af for at understøtte og styrke arbejdsmiljøet på din arbejdsplads, når der arbejdes på distancen.

Nederst på siden kan du endvidere finde information og link til forskningsprojektet 'Mental Sundhed og Arbejdsfællesskaber under coronakrisen (MESA)', der står bag siden coronatrivsel.dk.

Gode råd til hvordan du understøtter trivsel på distancen

Som leder er en af dine vigtigste opgaver at understøtte og motivere dine medarbejdere i deres daglige opgaveløsning. En af de bedste måder at understøtte trivsel på, er ved som leder at have skarpt øje for mængden og indholdet af arbejdsopgaver.
- Er medarbejderen klædt tilstrækkeligt på til at varetage sine opgaver?
- Er mængden af opgaver tilfredstillende og på et niveau, hvor medarbejderen både trives og udfordres?
- Har medarbejderen faste interne/eksterne samarbejdspartnere - og kan man med fordel etablere nye samarbejdsrelationer?

Disse opmærksomhedspunkter går igen, uanset om der arbejdes på distancen eller ej.

Trivsel på distancen udfordres yderligere af, at medarbejderne nu sidder på afstand, og at du som leder dermed får sværere ved at aflæse signaler og mærke stemninger. Derfor har vi med inspiration fra bl.a. forskningsprojektet om coronatrivsel og gennem dialog med ledere og medarbejdere i staten samlet følgende råd til, hvordan du som leder kan støtte dine medarbejderes trivsel på distancen.    

  1. Gør pausen legitim
    Tal gerne med dine medarbejdere om, hvornår og hvordan de holder deres pauser og hjælp dem evt. med at tilrettelægge deres dag, så de kommer væk fra skærmen og får talt med nogen i løbet af dagen. Det kan måske være en god idé at lave en fast struktur, hvor dagen startes og sluttes med en gåtur, eller at indlægge korte kaffepauser, hvor medarbejderne har mulighed for at gå en tur rundt om blokken, eller trække frisk luft på altanen. 

  2. Tag en walk-and-talk
    Tag gerne 1:1-samtalen som en walk-and-talk over telefonen og opfordr gerne dine medarbejdere til at tage løbende korte check-ins med hinanden over en kort gåtur, så de kommer væk fra skærmen. I det hele taget kan det være en god idé at tænke i, hvornår en walk-and-talk kan bruges som alternativ til et møde foran skærmen.

  3. Hold morgen check-ins og virtuelle kaffemøder
    For at understøtte en god trivsel og sammenhæng i teamet, kan det være en god idé at indføre daglige eller ugentlige morgen-check-ins. Tag eksempelvis en hurtig runde i teamet, for at høre, hvor medarbejderne er henne – er de pressede på opgaver, og er der noget, de har brug for sparring om? Desuden kan det være en god idé at afholde nogle virtuelle kaffemøder et par gange om ugen - gerne i mindre grupper. Det skaber et fortroligt rum, der i højere grad forpligter deltagerne til at dukke op.

  4. Tal med dine medarbejdere om arbejdsmiljøet
    Godt arbejdsmiljø er cirkulært. Hvis vi taler om det, bliver det ofte bedre, fordi vi ved, hvad vi skal ændre på, og når det bliver bedre, tør vi tale om det. Så tal gerne med dine medarbejdere om, hvordan de trives. Brug sproget og dialogen i jeres team til at sætte ord på jeres tanker; ”hvad er trivsel for os?” ”Trives vi?” og ”Hvad er afgørende for at vi trives?”. Det kan også være en god idé, som leder at italesætte, at medarbejderne kan komme til dig, også på 'ad hoc'-basis, hvis de har behov for det, da alt ikke kan formaliseres med 1:1-samtaler.

  5. Anerkend og vis opmærksomhed
    Vær bevidst om at anerkende dine medarbejdere løbende, gerne også højt ved kontor- eller teammøder og i forbindelse med 1:1-samtaler. Giv også ros, hvis der er medarbejdere, der tager ansvar for trivsel og sociale arrangementer eller viser ansvar for andre kolleger. Din anerkendelse er med til at skabe en støttende og positiv kultur i teamet.

  6. Involver og skab ejerskab
    Lederen har et ansvar, men medarbejderne har også et ansvar – for fx at være en god kollega. Sæt gerne kollegaskabet og arbejdsmiljø på dagsordenen. Hvordan gives der feedback i teamet, og hvordan følges der op? Hvordan taler vi til hinanden og hvordan reagerer vi, hvis opgaverne ikke er perfekt løst fra starten? Lederens opgave er at understøtte og bakke op om positive forslag, og være med til at opbygge en god kultur i teamet.

  7. Sæt gang i strategisk samarbejde
    Når medarbejdere arbejder sammen, styrker det relationsdannelsen. Som leder kan du derfor med fordel tænke i strategisk samarbejde i forbindelse med opgaveløsning. Det kan både være på tværs af teamet eller ved at lave arbejdsgrupper på tværs af flere kontorer.

  8. Nedsæt en trivselsgruppe med fokus på teambuilding
    Nedsæt evt. en trivselsgruppe bestående af et par personer fra teamet, der kommer med gode konkrete forslag til teambuilding på distancen. Idéer kan fx være småquizzer inden kontormøderne (kahoot, musikquiz og lign.), at tage på rundvisning i hinandens hjemmekontor eller vise sin gade via streetview, oprette temafrokoster med specifikke emner eller lave en stafet på intranettet eller en virtuel bogklub - mulighederne er mange. 

  9. Lav en buddyordning
    Hvis medarbejderne sidder meget alene med deres opgaver til daglig, kan det være en idé at etablere en (frivillig) buddyordning i kontoret eller organisationen, så medarbejderne ved, hvem de kan kontakte, hvis de har brug for at få input, gerne vil følge op på et møde, eller evt. bare har brug for en snak. Buddy'erne mødes en og en eller i mindre grupper af max fire personer, enten en gang om ugen eller hver anden uge. Kadancen på møderne kan sættes efter behov, ligesom formen kan variere alt efter, hvad medarbejderne ønsker at bruge hinanden til, det kan fx være en gå-turs-buddy-ordning (kan laves som en walk-and-talk over telefonen) eller en skærmfri buddy-ordning eller en møde-buddy, hvor man har et buddymøde som opfølgning på kontormøder eller husmøder.

  10. Virtuelle faglige oplæg
    For at få nye faglige input og skabe energi, mens der arbejdes på distancen, kan det være en idé at give plads til nogle faglige oplæg. Det kan være længere oplæg af en times varighed med eksterne fageksperter indenfor et relevant emne, eller interne ressourcepersoner, der har lyst til at dele ud af deres viden i forlængelse af et husmøde eller kontormøde. Der kan være mange interessante faglige emner, som kan skabe rum til refleksion på distancen og emnerne behøver ikke være komplekse - det kan være nyuddannede, der fortæller om deres speciale, eller medarbejdere, der deler inspiration fra et kursus. 

Som leder er det vigtigt at være opmærksom på, at sociale tiltag gerne skal være drevet af medarbejdernes eget engagement. Det, der virker i nogle organisationer og teams, virker ikke nødvendigvis andre steder. Mærk hvor energien er og start der - og vælg de tiltag, der giver mening for dig og dine medarbejdere i den givne situation. 

Husk også at være opmærksom på din egen trivsel. Afsæt god tid til at tale med egen leder og dit ledelsesteam, og brug også gerne dit netværk udenfor arbejdspladsen til at tale om trivsel og egen motivation.

Forskningsprojekt om Mental Sundhed og Arbejdsfællesskaber under coronakrisen

Det nationale forskningscenter for arbejdsmiljø - NFA - har i et samarbejde med Aalborg Universitet startet et nationalt forskningsprojekt om ”Mental Sundhed og Arbejdsfællesskaber under coronakrisen". Projektet løber fra 15. april 2020 til 31. december 2021.

Formålet med projektet er at formidle viden og redskaber til praksis samt at bidrage med videnskabelige artikler til forskningssamfundet.

Forskningsprojektet formidler vigtig viden om trivsel på distancen og under de ekstraordinære forhold, som coronakrisen har bragt med sig, og peger desuden på mange gode værktøjer som både medarbejdere og ledere kan gøre nytte af i deres dagligdag. 

 

Hjemmearbejde med kaffe